PMS | 使用指南:如何利用PMS建立便捷项目管理流程

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在持续性颠覆的环境中,组织和个人有必要重新定位和塑造自我,放弃固守成规,尝试采取一些敏捷的交付方式,这样才有可能成为“领跑者”。

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项目参与者遇到的难题

通常来讲,项目进展常常需要市场销售(Sales)、项目执行交付(Delivery)、财务(Finance)等所有相关角色(Overall)协同支持。参与协同的部门越多,每个角色对项目产生的顾虑和担忧就越多:

市场销售
用Email/Excel管理销售线索,容易遗漏、不易查找;
提交上去的报价审批不知道进展到了哪个环节;
作为Sales经常出差,人在外地又需要查看项目细节;
与不同客户沟通体同时沟通合同,以及合同往返次数太多都容易导致版本错乱。

项目执行交付
交付团队往往没有第一手的客户需求变更讯息,甚至不知道最新的变更版本,所以很容易出现产出与客户预期不符的情况;
有些特殊情况下,如客户付款逾期,未及时通知交付相关负责人,导致交付部门仍在继续提供服务,给企业带来不必要的成本损失。

财务
不同客户待开发票或收款项目太多,缺乏集中统一的管理,更有对财务工作进行优先级管理的需求;
与执行团队沟通不到位,财务人员不了解交付进度,无法即时展开款项催收工作;
授权人员希望能够及时查阅账目细则,但又希望确保企业数据安全万无一失。

所有相关角色
传统用Excel/Email跟踪项目的方式难以保证项目发生更新时所有终端都更新到位,无法即时了解到项目概括和关键步骤;
查阅历史记录需要检索大量历史邮件或翻阅聊天记录,造成了项目碎片化管理;
文件归档存在隐患,相关重要文档散落在不同重要角色的邮箱、文件夹甚至是聊天记录,难以进行状态追踪,也无法展开项目的总结复盘。
更有甚者因为某一员工的职位变更,导致整个项目的停滞。

项目管理者需要具备的素质

传统观点认为,项目管理者的工作就是单纯地完成既定任务。而实际操作中,当企业开启一个项目后,参与这个项目的不同部门在运作项目过程中不可避免地会产生摩擦,而多次协调无疑会增加项目的成本,影响项目实施效率。

项目管理者作为团队的关键角色,需要协调好各方关系,以保证项目顺利进行。

从上世纪八十年代开始,项目管理的应用扩展到其他行业,如制药、电信、软件开发等。项目管理者也不再被认为仅仅是项目的执行者,而是要求他们能胜任其它各个领域的更为广泛的工作,同时具有一定的经营技巧。

PMI(美国项目管理学会)对专业项目管理者提出了一个通用的标准,即需要具备项目范围、项目时间、费用、质量、人力资源、沟通、风险和采购等方面的综合管理能力。

从拆解项目管理的含义开始

所谓项目管理,是项目管理者在有限的资源约束下,运用系统化的观点和方法论,对项目涉及的全部工作进行有效管理。即从项目的投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、企业、指挥、协调、控制和评价,以实现项目目标。

PMS项目管理系统意在帮助企业搭建便捷流畅的项目管理通路,让项目管理过程化繁为简,实现降本增效。多项目管理且需要跨部门协同的企业尤其需要轻量级工具帮助管理。

PMS的主要功能特点是在拆解项目管理的三大核心要素(质量、工期与成本)基础上定制研发。

质量是项目成功的必须与保证,质量管理包含质量计划、质量保证与质量控制。

根据 Gartner 报告指出,随着项目的扩大,研发进度问题是研发团队面临的最主要问题。工期管理是保证项目能够按期完成所需的过程。在一种大的计划指导下,各参与建设的单位编制自己的分解计划,才能保证项目的顺利进行。

成本管理是保证项目在批准的预算范围内完成项目的过程,包括资源计划的编制、成本估算、成本预算与成本控制。

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项目启动时三要素维持的是一个等边三角形,随着项目推进这个三角形的夹角会变形,每一个要素的变化都会影响其他两个要素发生变化。

PMS项目管理系统适用于各类型企业,明确各环节责任归属以保证交付质量,部门间信息即时同步确保项目如期完成,并在权责归属明确和实时协同的前提下实现降本增效。

“一个项目最容易失败的原因就是无效沟通太多。PMS项目管理系统的方法论就是帮助项目管理划清各项任务的权责,确保团队沟通及时。目的不仅是帮助公司按时拿到项目款,同时提高沟通效率、降低沟通成本。”
——群硕软件PMS项目管理系统开发负责人Tristan 

使用PMS的六个关键要点

PMS项目管理系统是从项目管理、团队协同、文档管理、内容溯源、数据安全、业务适配六个关键要点科学有效地帮助组织搭建流畅的管理流程。

1 项目管理
相关负责人需要在PMS中进行立项:创建和编辑客户,查看和导出客户列表,创建和编辑项目,添加和编辑任务,跟踪项目状态,查看和导出项目列表等。当项目需要审批时,负责人通过留言板提交审批,上传辅助附件资料,并精准@相关责任人跟进。审批人收到工作任务强提醒后,针对性地对问题进行回复和处理。以此为基本工作流程,话题更加聚焦、办公效率显著提升。

2 团队协同
便捷流畅的管理功能能够最大化地帮助企业控制“人”这一要素。所有项目参与者通过PMS实现信息共享,部门间在同一平台上查询、更新项目信息,避免信息不对称。各方参与者可在PC或移动端(移动端链接至企业微信)使用PMS,真正实现项目管理空间和时间的无缝链接。

3 文档管理
PMS在附件库和工作任务强提醒的支持下,对项目终版文件进行集中化管理,便于检索和存档。文档版本发生更新时,系统将对所有参与终端发送消息提醒,以保证各个参与者使用的文档版本统一且最新。

4 数据安全
PMS基于标准化流程帮助企业对项目进行管理,通过定制化部署、数据流程全加密以及数据操作可审计等多种方式,保证企业数据万无一失。

5 内容溯源
PMS项目管理系统以项目需求为核心,根据项目管理创建角色。信息一经提交,无法抹除,保证责任能够即时追溯到个人,详细内容随时可溯源,归属一目了然。

6 业务适配
为了灵活适配企业项目管理的各项流程,PMS提供通用的流程和功能组件,同时支持私有化部署和定制开发,确保业务适配。

PMS实战案例解析

群硕将从环保、软件和建筑三个行业对PMS项目管理系统的业务适配进行解析,以帮助企业更好地理解如何使用PMS进行项目管理。

1 环保行业

行业痛点
空间上受地域条件限制,项目管理者不能实地跟踪项目、亲自管控;
时间上需要对人员进行高效排期,存在长期而频繁的追款需求,项目进度混乱、工期拖延。

解决方案:多项目跨区域协同管理
环保企业项目责任人在PMS上立项,随时跟踪查阅,了解项目全貌,减少了Excel和Email管理销售数据带来的失误,即时开展回款工作。
集中管理施工过程中的各项技术参数和设计图纸,避免重要文档丢失,可供相关人员随时查阅。
使用PMS对施工进度一目了然,将人员按照约定工期进行科学分配,各方人员都可以通过留言和强提醒的形式实时在线协同。
PMS的标准化流程管理保证相关责任人之间信息对称,每一次数据信息更新后所有相关人员均可收到通知。在此过程中,项目负责人可以随时针对性地提出建议,让管理工作未雨绸缪。

2 软件行业

行业痛点
项目管理信息滞后,文档零散、难以追踪;
项目开展需要多部门人员协同,项目很容易卡在审批环节导致延期。

解决方案:研发项目全局化统筹
PMS以全局化的视野,确保项目正常进展。通过针对性地对问题进行处理,大大节约了员工在多个项目沟通中耗费的时间。
项目审批强制审批人必须仔细查阅审批内容,人性化设计减少审批失误。
当研发项目出现迭代需求时,项目将按照PMS的标准流程再次审批,确保了任何项目需求都能够被实时同步和管理。
项目归属明确,项目详情随时可溯源。当项目组内有员工离职时,项目依然能够按照预定流程执行,避免了员工离职给项目带来的损失。
PMS在提供标准化流程的基础上,通过定制化部署帮助软件企业进行业务适配,不涉及技术开发的具体内容,解决了项目负责人对于第三方管理工具是否会对企业数据安全性产生威胁的担忧。

3 建筑行业

行业痛点
相当多业务外包给第三方团队来执行,项目交付质量不合规、团队管理难;
乙方后续维护频率高、周期长,三方沟通成本高。

解决方案:全流程可交互的服务项目管理
PMS聚合了客户体验管理相关功能组件,建筑企业能够在科学有效进行项目管理的同时,把控各个环节的项目服务质量。
PMS以项目中多环节的质量验收为关键触点,每一次验收后向乙方进行反馈调研,协调项目任务、提高交付质量,对乙方企业需求进行个性化设计。
PMS为甲乙双方构建了一个透明的沟通平台。测量数据、物料成本,后续维护等均通过PMS进行呈现。充分降低双方沟通成本,提升服务质量和工作效率,项目数字化管理真正帮助建筑企业实现了内部的管理变革。

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关于群硕

群硕(Augmentum Inc.)于2003年在美国硅谷成立,在中国上海、武汉和扬州设有全球交付中心。群硕致力于融合变革型技术,打造各行业的高质量、可扩展、产品级的互联网+产品及解决方案,助力企业和组织实现数字化变革。

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作为客户及合作伙伴核心团队和流程的延伸,群硕自成立以来,服务着来自全球范围内的财富500强企业、不同行业的中小企业和初创型公司。

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群硕作为高新技术企业,自2009年起连续被评为上海市技术先进型服务企业,于2011年通过软件能力成熟度三级(CMMI Level3)认证,拥有信息系统集成及服务三级资质并获得ISO 9001:2015质量管理体系认证。

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