PMS | 项目管理和团队协同的轻量级工具--PMS,来了

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通用电气集团CEO Jack Welch曾提出“管理就是把复杂的问题简单化,对混乱的事情进行规划。”而组织在实际经营发展过程中,想要将多个同时进展中的项目进行规范化管理,却常常遭遇困境。

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身为组织管理者的你,是否遭遇过如下挑战:

不能即时了解项目的进展状况,等看到方案再反馈问题常常措手不及。

多个项目同时进行时,各部门信息不对称,导致一整天的时间都用在开会和沟通上。

用Excel和Email管理项目,重要文档分散在各处,很难查找和核对。

从项目开始,到项目结束的全过程,常常需要面对项目沟通、项目数据更新、跨部门协同和数据保密等各项问题,任何一个环节出现失误都会从根本上影响组织的发展,因此科学而系统化地对项目进行管理显得尤为必要。

何为项目管理

所谓项目管理,就是项目管理者在有限的资源约束下,运用系统化的观点和方法论,对项目涉及的全部工作进行有效管理。即从项目的投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价,以实现项目的目标。

如果对项目管理的定义划个重点,那就是:项目管理者、有限的资源约束、全过程把控。也就是说,科学有效的项目管理要让管理过程化繁为简,并尽可能做到降本增效。

何种角色需要进行项目管理

用一句话来总结就是“多项目管理且需要跨部门协同的企业。”

多项目管理意味着一个项目从开始到结束常需要经历多个环节,组织内人员是有限的,在未进行科学管理规划时,多个项目常需要进行重复的沟通和讨论,工序繁复、效率低下,信息在反复传达的过程中容易出现交错和重叠。

跨部门协同是当销售、项目负责人、财务和其他支持部门都参与到项目执行中时,对项目即时跟踪能够有效避免项目卡在其中某一个环节,而灵活的层级管理也可以有效解决部门人员对责任相互推诿的问题,以简洁有效的流程充分调动各部门人员的积极性。

而多方协同过程中,保证数据信息跨部门流动时不被泄露也是所有项目管理都需要面对的重要挑战。

如何进行科学有效的项目管理

群硕软件充分拆解以上痛点,研发了PMS项目管理系统。PMS项目管理系统是一款可应用于各类型组织,支持部门间无缝协作,明确各环节责任归属,确保组织数据资料安全性的轻量级工具。

PMS项目管理系统旨在为项目相关角色建立一个及时收集和共享客户和项目状态的平台。用户可以通过友善的操作界面进行项目跟踪,实时添加或更新项目状态,了解项目概括,让细节跃然于纸上。

相比于其他传统的项目管理平台,PMS项目管理系统将实现以下飞跃:

项目管理

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相关负责人可以在PMS项目管理系统中创建项目,以展开后续的客户和项目管理流程,主要包含创建和编辑客户、查看和导出客户列表,创建和编辑项目、添加和编辑任务、跟踪项目状态、查看和导出项目列表等。

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在项目审批环节,PMS的“附件库”支持附件上传和审批。同时,PMS通过“留言板”功能为工作任务设置强提醒,项目参与者线上留言后,能够精准@相关责任人及时跟进,通过针对性地对问题进行回复和处理,让审批流程进展井然有序,话题更聚焦,达到提升工作效率的效果。

团队协同

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简而言之,每一个项目都需要多方人员共同参与完成。除了本职工作,项目进展中会出现很多突发情况,细节之处往往更彰显一个团队的协同能力,甚至能够决定一个项目的成败。PMS支持所有项目参与者信息共享,可随时在同一平台上查询、更新项目信息,以确保信息即时同步,部门间实时在线协同,避免信息不对称的问题出现。

而对于项目参与者如何随时随地保持项目状态更新?群硕PMS也给出了很好的答案:它支持PC和移动端同步操作,移动端链接至企业微信,适配性强、节省开发成本,让参与者真正实现项目管理空间和时间的无缝链接。

文档管理

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文档散乱的现象往往在中小型企业中更为常见,特别当接手的项目逐渐增多时,项目相关重要文档缺乏专人统一管理,对接时发生丢失或文件版本不统一的情况。

PMS可以很好地代替人工角色将项目终版文件进行集中化管理,系统易于检索和存档。在附件库和工作任务强提醒的支持下,当文档版本发生更新时,系统将对所有参与终端发送消息提醒,以保证各个参与者使用的文档版本统一且最新。

数据安全

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很多组织使用第三方提供的项目管理工具时,一方面得益于组织内部资源信息共享,但又经常产生数据安全方面的担忧。PMS基于标准化流程帮助组织对项目进行管理,通过定制化部署、数据流程全加密以及数据操作可审计等多种方式,保证企业数据万无一失。

内容溯源

PMS项目管理系统是以项目需求为核心的管理工具,根据项目管理创建角色,不以角色状态为转移。当组织内有员工离职时,项目状态不会发生任何改变,详细内容随时可溯源,归属一目了然。信息一经提交,无法抹除,保证责任能够即时追溯到个人。PMS以全局化的视野,确保项目正常进展。

业务适配

PMS项目管理系统为组织提供通用的流程和功能组件,同时支持私有化部署和定制开发,以保证灵活适配企业的审批流程。目前,群硕PMS已在某软件企业进行了深入实践,并针对环保、建筑、家装和零售等行业痛点定制了全面而系统的项目管理解决方案。

群硕软件PMS项目管理系统开发负责人Tristan 表示,“PMS项目管理系统应用测试结果表明,当企业应用PMS进行项目管理则实现了更可预测的项目结果,这一收益的价值远远大于实施PMS项目管理的成本,而应用PMS项目管理系统将充分改善效率、客户、团队、未来业务和商机上的绩效。”

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关于群硕

群硕(Augmentum Inc.)于2003年在美国硅谷成立,在中国上海、武汉和扬州设有全球交付中心。群硕致力于融合变革型技术,打造各行业的高质量、可扩展、产品级的互联网+产品及解决方案,助力企业和组织实现数字化变革。

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作为客户及合作伙伴核心团队和流程的延伸,群硕自成立以来,服务着来自全球范围内的财富500强企业、不同行业的中小企业和初创型公司。

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群硕作为高新技术企业,自2009年起连续被评为上海市技术先进型服务企业,于2011年通过软件能力成熟度三级(CMMI Level3)认证,拥有信息系统集成及服务三级资质并获得ISO 9001:2015质量管理体系认证。

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