地产 | 联合办公空间转型难?群硕四大亮点给你答案

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联合办公,一种为降低办公室租赁成本而共享办公空间的办公模式。

来自不同团队的个体共享办公环境,彼此独立完成各自项目。在此办公的员工与其他团队共享空间和硬件设备的同时,也分享信息、知识、技能,拓宽社交圈。

高力国际数据显示,中国联合办公空间保持年均30%的增长率。2020年,联合办公空间在办公室中占比达7%-10%。有望到2030年达到30%,在中国高线城市中形成超千亿级规模的市场。

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联合办公空间缘何兴起?

随着一二线城市写字楼租金持续走高,更多中小企业难以承受核心城区写字楼高昂的租赁费用,而纷纷搬迁到新建的创意园或偏远的写字楼。这也是联合办公空间为何率先在高线城市中走红。

而随着自媒体的兴起,自由职业者越来越多,他们对办公空间的需求是小型、舒适、灵活、可会客。联合办公空间刚好能够满足上述要求。

在共享经济和双创风潮的推动下,联合办公如雨后春笋一般涌现,打破传统商办租赁模式,提供拎包入住、租期灵活、功能共享的办公空间。为创业公司提供便利的同时,也大大解决了写字楼空置率的问题。

“联合办公”不仅仅是“办公”

联合办公空间从2013年兴起,发展至今已不再是主打“共享”的办公室了,业内的代表性品牌已凭借各自优势走向新的细分领域。处在地产和办公的交叉点上,联合办公空间的功能场景可以更加多元。

下图的金字塔结构,很好地展示了联合办公空间C端客户的需求:

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处于底层的性价比、空间、办公硬件设备等属于基础需求,目前联合办公空间已经能够满足。

位于金字塔中层的是空间利用与团队扩张的需求,这是一个需要维持动态平衡的需求,因此联合办公空间面临的首要挑战就是解决供需错配的问题。

创业团队和小型企业发展壮大后,会倾向于更换独立的办公空间;大中型企业则是希望保持相对独立的同时又能够被专业团队托管,并根据业务发展情况灵活调整利用空间。而如果联合办公空间提供的服务与上述需求不相符,那么造成客户流失是必然的。因此,首要的变革是拓展空间利用形式,匹配不同规模企业的办公诉求。

越靠上则越是社交和成长发展需求,办公场所如何改进来满足员工的软性需求,将是本文探讨的重点。

驱动联合办公空间转型的四大亮点

在对联合办公空间进行数字化升级时,我们必须要重视个人圈层的价值,不可忽视员工的集聚效应。服务好团队,用团队驱动个体,用个体需求定制团队服务,进行以人为本的数字化改造。

动态空间设计

目前市场上已有不少联合办公品牌专注于打造大型高端项目,为大型企业提供人性化的托管服务。这里我们主要探讨如何在一固定的办公场所内,使空间得到充分利用,并满足大多数人的偏好需求。

群硕分两种途径对各个区域进行动态优化:

途径一是推送智能问卷收集员工的反馈建议,真实聆听C端的声音。

考虑到身处于办公空间中的人,并不能实时对办公场所的不适感产生明确的感知和反馈,并很难察觉到影响效率的因素恰恰是办公环境配置不合理。

因此途径二避开人为因素,利用联合办公空间内的智能设备采集行动轨迹,形成各个办公区域的客流热力图,根据直观的数据分析使用频率,结合以上两种途径得到的结果对空间布局进行优化。

同时我们建议,联合办公品牌需要应规划出适当的流动空间,供企业依据自身发展需要进行主动选择,保证自由、人性化和灵活性,避免空间浪费。

智能协同办公

提升联合办公空间竞争力的重要一点是能够根据入驻企业的业务发展提供高效便捷的数字化办公解决方案,帮助客户提升办公效率。

办公联合创新解决方案,是将办公桌移动化的创新提法,尤其适用于联合办公空间内的企业。平台具备信息发布、员工反馈、社交互动及人力资源服务等一般功能,移动端的员工自助交互窗口,能够高效便捷地触达员工,提高企业办公效率和自由的办公体验。

另一解决方案是帮助客户进行项目管理。PMS项目管理系统专注于解决中小型企业的项目管理难题,用户可以随时随地跟踪项目状态,了解项目概括,部门间协作不受时空约束,明确各环节责任归属。

而对于共享空间来说,无论是组织者还是参与者都会对以上两种解决方案产生安全性顾虑。群硕基于标准化流程提供解决方案,根据个性化需求定制化部署,并通过云端存储、数据流程全加密、数据操作可审计等多种方式确保企业数据安全。

如此一来,联合办公空间为客户提供实体办公空间的同时,也帮助他们不受时空约束地、以便捷友好的方式完成工作。这将会成为疫情当下联合办公空间的有力竞争优势。

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服务配套优化

此前,市场中出现过关于“联合办公品牌是否需要做APP?”的讨论。考虑到APP的活跃度问题,我们认为,至少线上渠道的触达是有必要的。

群硕曾帮助新加坡某头部地产企业实现共享办公空间运营管理的全面数字化,为用户提供无门禁卡进入及服务在线预约等创新型服务,并助力服务商构建其全球用户社区。

从“打工人”的实际需求出发,进入工作的通常需要经历“通过门禁-打卡-落座-设备充电连网”几个环节,从基础办公角度来看的确不需要开发一个APP/小程序来配合,但考虑到共享空间内散座较多、人员流动,涉及到企业数据安全性和个人隐私保密问题,一个完善的线上平台则能够大大解决这些隐患。

另一个必要性是快速响应帮助。试想,如果意见反馈和需求帮助通过电话或邮件解决,那么反馈的速率不仅会大打折扣,而且很可能石沉大海。

“自律带来自由”这句话用在联合办公空间中十分恰当,联合办公品牌有必要通过高效服务和即时反馈确保空间的灵活性,保证客户的工作节奏和适当的自由度。

互动社区运营

社交和互动,则是这几年的联合办公空间中一个不痛不痒的议题。不少联合办公品牌尝试建立社群,但并没有得到很好的反馈。

群硕认为围绕联合办公空间建立互动社区需要注意两点:

1.微信不“香”吗?为什么要另外再使用一个工具?

其中的难点在于建立的互动社区要让客户有一个欲罢不能、想要自主传播的理由。这取决于联合办公空间的用户属性,品牌相当于坐拥一批高端优质用户,在了解C端客户的性格和喜好的基础上,这里的客群更加优质、内容更加深度、话题更加聚焦,“小而精而简”应该是互动社区具备的特质。

2.日常的线下交流已经足够,为何要进入线上社交场所?

从这个角度来看,群硕认为互动社区应该定位为“圈子”,作为线下空间的延伸能够自发引流,而并不是一个非它不可的聊天工具。

它首先应该关注到个人技能发展和与企业共同成长的需要。同时也是企业与企业之间、企业与员工之间建立连接的便利途径,社区内的企业用户能够通过“内容找人”被轻松的定位,产生内容共鸣或达成合作。

而服务商有必要通过互动社区关注客户的情感需求和个性化需求,为客户提供解决心理问题的渠道和空间。

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关于群硕

群硕(Augmentum Inc.)于2003年在美国硅谷成立,在中国上海、武汉和扬州设有全球交付中心。群硕致力于融合变革型技术,打造各行业的高质量、可扩展、产品级的互联网+产品及解决方案,助力企业和组织实现数字化变革。

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作为客户及合作伙伴核心团队和流程的延伸,群硕自成立以来,服务着来自全球范围内的财富500强企业、不同行业的中小企业和初创型公司。

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群硕作为高新技术企业,自2009年起连续被评为上海市技术先进型服务企业,于2011年通过软件能力成熟度三级(CMMI Level3)认证,拥有信息系统集成及服务三级资质并获得ISO 9001:2015质量管理体系认证。

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