PMS | 项目管理实战:如何从0开始,实现内外协同

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群硕PMS项目管理系统是一款可应用于各类型组织,支持部门间无缝协作,明确各环节责任归属,确保组织数据资料安全性的轻量级工具,旨在为项目相关角色建立一个及时收集和共享客户和项目状态的平台。用户通过友善的操作界面进行项目跟踪,实时添加或更新项目状态,了解项目概括,让细节跃然于纸上。

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相比于其他传统的项目管理平台,PMS项目管理系统能够从项目管理、团队协同、文档管理、内容溯源、数据安全、业务适配等方面科学有效地帮助组织对项目进行管理。

PMS项目管理系统为组织提供通用的流程和功能组件,同时支持私有化部署和定制开发,以保证灵活适配企业的审批流程。从应用场景上来看,以下行业在项目进程中产生的管理需求均可通过PMS项目管理系统来解决:

01 环保——多项目跨区域协同管理

对于环保企业来说,业务中大多是工程类项目。一系列问题阻碍着项目的顺利进行:

首先是环保工程项目存在多部门和多工种的业务关联,施工区域较为分散,时间跨度长,导致项目管理中存在两大管理障碍——空间管理和时间管理。

从空间上来看,例如除尘或噪音净化类企业作业区域常常受到地域条件限制,项目管理者不能实时跟踪项目进度,也很难长期驻地亲自进行管控。

从时间上来看,多个项目同时进行时需要对人员进行科学高效的分配和排期;环保工程项目周期较长,款项回收时间跨度大,存在长期而频繁的追款需求;施工过程管理不当、人员协调不开容易造成项目进度混乱、工期拖延等问题。

为了优化环保行业的工程项目流程,保证按时保质交工,PMS项目管理系统针对环保行业定制了一套行之有效的项目管理解决方案。

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PMS对环保项目进展过程中的各项相关事务进行管理。相关责任人在同一平台上创建项目,随时跟踪查阅,了解项目全貌,减少了Excel和Email管理销售数据带来的失误,可以即时开展回款工作。施工过程中的各项技术参数和设计图纸,也可以通过PMS进行集中管理,避免重要文档丢失,还可供相关人员随时查阅。

PMS实现团队内外部实时协同。当管理者在PMS中创建好多个项目时,即能够对项目施工进度一目了然,也就能按照约定的工期进行人员分配。各方人员都可以通过留言和强提醒的形式在PMS中进行高效配合。

PMS确保数据信息实时同步。传统的项目管理流程通常需要员工对每一次进展进行手工记录和审核,因此常发生信息更新不及时给外部销售带来损失的情况,PMS通过同一平台进行信息共享,标准化流程管理保证相关责任人之间信息对称,信息更新后所有相关人员均可收到通知。在此过程中,项目负责人可以随时针对性地提出建议,将管理工作做到未雨绸缪。

02 软件——研发项目全局化统筹

在软件行业当中,同样存在着项目管理信息同步滞后,项目相关文档管理零散、难以进行前序追踪的情况。而一个项目的开展需要技术、市场销售、财务及法务等多部门人员协同配合。同时,合同多次往来、多层级审批等很容易让项目卡在某一环节导致延期。

PMS项目管理系统目前已在某软件企业中进行了深入实践,实践表明PMS项目管理系统能够对软件行业的项目管理起到事半功倍的效果。

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PMS以全局化的视野,确保项目正常进展。“留言板”功能为工作任务设置强提醒,项目参与者线上留言后,能够精准@相关责任人及时跟进,保证责任即时追溯到个人。通过针对性地对问题进行处理,让工作简明高效,大大节约了员工在沟通中耗费的时间。项目审批同样通过“留言板”进行,强制审批人必须仔细查阅审批内容,确保审批流程井然有序。

PMS以项目需求为核心,根据项目管理流程创建角色。当项目组内有员工离职时,项目依然能够按照预定流程执行,避免了员工离职给项目带来的损失。项目归属明确,项目详情随时可溯源。当项目出现迭代需求时,项目将按照PMS的标准流程再次审批,确保了任何项目需求都能够被实时同步和管理。

PMS基于标准化流程进行项目管理,充分确保数据安全。PMS在提供标准化流程的基础上,通过定制化部署帮助软件企业进行业务适配,不涉及技术开发的具体内容,解决了项目负责人对于第三方管理工具是否会对企业数据安全性产生威胁的担忧。与此同时,PMS通过数据流程全加密以及数据操作可审计等多种方式,保证企业数据万无一失。

03 建筑——全流程可交互的服务项目管理

建筑行业项目执行的显著特点是环节多、流程多,且其中相当多的业务是外包给第三方团队来执行。对于企业来说存在着第三方团队项目交付质量不合规以及团队管理难等问题,三方沟通成本高、后续维护频率高、周期长,极大影响着建筑企业的品牌形象。

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PMS聚合了客户体验管理相关功能组件,结合PMS对项目流程的精准把控,建筑企业能够在科学有效进行项目管理的同时,把控各个环节的项目服务质量。

PMS以项目中多环节的质量验收为关键触点。在每一次验收后向乙方进行反馈调研,并以此指导后续的项目进行。以此来协调项目任务、提高交付质量,对乙方企业需求进行个性化设计。

PMS为甲乙双方构建了一个透明化的沟通平台。施工前的测量数据、进行中的物料成本,以及后续维护都通过PMS进行呈现。充分降低双方沟通成本,提升服务质量和工作效率,项目数字化管理真正帮助建筑企业实现了内部的管理变革。

而项目管理进展过程中即时有效地收集乙方反馈,有利于对客户个性化需求进行洞察,充分挖掘并延续客户生命周期价值,利于建筑行业形成多样化的建筑解决方案以应用在更多场景之中。

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关于群硕

群硕(Augmentum Inc.)于2003年在美国硅谷成立,在中国上海、武汉和扬州设有全球交付中心。群硕致力于融合变革型技术,打造各行业的高质量、可扩展、产品级的互联网+产品及解决方案,助力企业和组织实现数字化变革。

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作为客户及合作伙伴核心团队和流程的延伸,群硕自成立以来,服务着来自全球范围内的财富500强企业、不同行业的中小企业和初创型公司。

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群硕作为高新技术企业,自2009年起连续被评为上海市技术先进型服务企业,于2011年通过软件能力成熟度三级(CMMI Level3)认证,拥有信息系统集成及服务三级资质并获得ISO 9001:2015质量管理体系认证。

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